En la década de los ochenta y con la validación de la Unión de Ingenieros y Científicos Japoneses (JUSE), la técnica de las 5S comenzó a difundirse en Japón como parte de las buenas prácticas que implementaban las empresas de ese país para mejorar sus niveles de productividad. La aplicación de esta metodología de mejoramiento del ambiente de trabajo tuvo un impacto muy positivo, por lo que trascendió sus límites territoriales, siendo adoptada con resultados no menos satisfactorios por países del sudeste asiático, y posteriormente, por muchos otros de Asia y Occidente.

El ambiente empresarial actual, cada vez más competitivo, exige nuevas estrategias para agregar valor a los procesos. En tal sentido, la técnica de las 5S, es una metodología de trabajo adaptable a diferentes entornos productivos, sean estos de manufactura, comercio o servicio; siempre que exista espacio físico, recursos productivos y procesamientos, esta técnica constituye un modelo de gestión que identifica y elimina condiciones improductivas en las áreas de trabajo, es decir, desperdicios en las diversas etapas de la cadena productiva, además, promueve una cultura de Kaizen (mejoramiento continuo), fomentando la re-educación de las personas para acciones de prevención y mejoramiento.

Las 5S contribuyen a potenciar los efectos de muchas de las herramientas de la manufactura Esbelta (Lean), tales como: Mantenimiento Productivo Total (TPM), SMED, Justo a Tiempo (Jit/Jat), Poka Yoke, entre otras.

Las 5S es una metodología japonés que nace con la finalidad de organizar el trabajo de una manera que minimice las mermas o desperdicios, asegurando que las zonas laborales estén sistemáticamente limpias y organizadas, mejorando la productividad, la seguridad y proporcionando las bases para la implementación de procesos.

Se origina en 1960 como parte de un movimiento que busca la mejora de la calidad.

Se denominan como las “5S”, por estar basadas en la aplicación de cinco (5) conceptos o principios de acción, cuyos términos originales en el idioma japonés comienzan con la letra S:

1. Seiri (??): Organización. Separar innecesarios.
2. Seiton (??): Orden. Situar necesarios.
3. Seiso (??): Limpieza. Suprimir suciedad.
4. Seiketsu (??): Estandarizar. Señalizar anomalías.
5. Shitsuke (?): Disciplina. Seguir mejorando.

• Objetivo General:

Dar direccionalidad a las acciones de implementación sostenible de las 5S, mediante un instrumento dotado de las pautas requeridas para su aplicación de manera efectiva, ágil y sencilla.






• Objetivos Específicos:

Aumento de la Productividad

• Reducir Lead-times en procesos de manufactura y servicios, mejorando tiempos de entrega.
• Reducir tiempos muertos en fábricas, talleres y oficinas, mediante aplicación de conceptos de gerencia visual o localización por defecto.
• Reducir tiempos de alistamientos (set-up) en máquinas y equipos.
• Reducir tiempos de acceso a materiales, documentos, herramientas y otros recursos utilizados en los procesos.

Aumento de la Calidad

• Reducir errores humanos en procesos, por consiguiente, el porcentaje de unidades defectuosas en productos y servicios.
• Reforzar la estandarización de los procesos de manufactura y/o servicios.

Reducción de Costos

• Mejorar la gestión de inventarios.
• Disminuir pérdidas por obsolescencia de inventario.
• Disminuir riesgos potenciales de accidentes laborales, en consecuencia, reducir costos asociados a los mismos, así como a enfermedades ocupacionales.
• Optimizar el uso del espacio físico en las instalaciones (economía de espacio).
• Extender el tiempo de vida útil de herramientas y equipos.

Elevar la Moral del Trabajador

• Fomentar el empoderamiento del personal involucrado, a fin de promover niveles de sinergia que faciliten el proceso de implementación.
• Dignificar el puesto de trabajo.
• Fomentar la identificación y el compromiso del personal, con equipos, herramientas, instalaciones y recursos de la empresa en general.
• Fomentar la cooperación y el trabajo en equipo.

• Sensibilización de la Alta Gerencia:

La experiencia ha demostrado que el 80% del éxito en la aplicación de las 5S, depende del nivel de compromiso que asuma la Alta Gerencia.

Para reforzar el nivel de sensibilización, es adecuado realizar una visita a una “Empresa Modelo”, que genere el “efecto demostración”, a fin de elevar el nivel de comprensión acerca del proyecto.






• Estructuración del Comité de Aplicación de las 5S:

Para empresas mayores que las micros y pequeñas, el comité debe estar compuesto por un representante de cada una de las siguientes áreas:

• Alta Gerencia.
• Recursos Humanos.
• Mantenimiento.
• Gerencia de Planta (Manufactura).
• Comité de Higiene y Seguridad Ocupacional.





• Entrenamiento de Facilitadores:

Entrenamiento en términos de conceptos y principios de aplicación de las 5S.

En el proceso de formación aflorarán sugerencias y propuestas de mejoras, se tomarán notas de éstas y se atenderán oportunamente.

Los potenciales facilitadores deben poseer las siguientes características:

• Credibilidad.
• Habilidad para Instruir.





• Entrenamiento de Personal Involucrado:

Entrenamiento al personal que participará en el proceso, a fin de sentar las bases para su empoderamiento.






• Elaboración del Plan de Trabajo:

En esta etapa, el comité definirá el Cronograma de Actividades (Diagrama de Gantt), las responsabilidades y el organigrama de la estructura del comité central y sub-comités.

La jornada inicial de aplicación de las primeras 3S se realizará en un espacio de tiempo que no exceda a los seis meses.






• Anuncio Oficial del Proyecto 5S

La alta gerencia comunicará oficialmente el inicio del proyecto, a través de una de los siguientes medios:

• Comunicación escrita.
• Reuniones por áreas.
• Reunión con todo el personal de la empresa.

1. Etapa Seiri (Clasificar):

La primera S (SEIRI) implica identificar los elementos innecesarios en nuestro trabajo y separarlos, evitando que vuelvan a aparecer.

Para una clasificación eficaz debemos:

• Identificar las áreas críticas a ser mejoradas.
• Elaborar un listado de artículos, equipos, herramientas y materiales innecesarios.
• Establecer criterios para descartar artículos innecesarios.
• Descartar artículos innecesarios conforme a criterio previamente establecido.
• Agrupar en calidad de almacenamiento temporal, los artículos innecesarios.
• Fotografiar el cúmulo de artículos desechados, para luego exhibirlos en panel de resultados 5S.
• Aplicar tarjeta roja a aquellos artículos sobre cuya utilización se tiene duda.





2. Etapa Seiton (Ordenar):

La segunda S se basa en determinar el orden que debe existir en los lugares donde vamos a trabajar. Cada elemento o herramienta debe tener una ubicación definida con precisión y que sea de fácil acceso.

• La frecuencia y secuencia de uso debe ser el criterio primario para la organización.
• Asumir como criterio complementario el “Principio de las 3F”:
• Fácil de ver.
• Fácil accesibilidad.
• Fácil de retornar a la ubicación original.
• Organizar los materiales, de tal forma, que el primero en entrar, sea el primero en salir (FIFO).
• Todo debe tener su nombre y lugar identificado.
• Usar diferentes colores para áreas de piso, lo que debe depender de la función del área.
• Separar herramientas asignadas de las comunes.
• Simultáneamente, se debe ejecutar un operativo preliminar de limpieza en la empresa.





3. Etapa Seiso (Limpieza):

La tercera S se basa en mantener libre de basura y suciedad nuestra área de trabajo y nuestras herramientas.

• Decidir qué limpiar y qué método de limpieza usar.
• Determinar equipos y herramientas de limpieza a usar.
• Hacer un listado de todas las actividades de limpieza.
• Asignar un encargado o responsable a cada máquina.
• Elaborar el mapa de la fábrica, demarcando las áreas y señalando en éstas los respectivos responsables de su limpieza y organización.
• Establecer un sistema de turnos para el mantenimiento de áreas comunes.
• Indicar la forma de utilizar los elementos de limpieza, detergentes, jabones, aire, agua.
• Combinar limpieza con inspección de mantenimiento.
• Eliminar causas de suciedad para hacer sostenible la limpieza.
• Se deben programar jornadas de limpieza profunda, por lo menos dos (2) veces al año.





4. Etapa Seiketsu (Estandarizar):

La cuarta S consiste en detectar situaciones anormales o irregulares, evitando que se pierdan el orden y la limpieza establecidos en las tres primeras etapas.

Es indispensable:

• Realizar auditorías de 5S por parte del equipo designado.
• Hacer reuniones breves para discutir aspectos relacionados con el proceso.
• Promover competencias entre áreas.
• Premiaciones por desempeño sobresaliente.
• Asignar un responsable a cada máquina.
• Ejecutar labor de Seiso de 5 a 10 minutos diarios.
• Programar por lo menos dos jornadas de limpieza profunda por año.
• Promover condiciones que contribuyan a controlar lo que ocurre en el área de trabajo.
• Si la empresa tiene algún boletín, en éste se reseñarán los aspectos más relevantes del proceso, y se publicarán reconocimientos e instrucciones.





5. Etapa Shitsuke (Disciplina):

La quinta S consiste en convertir en hábito el empleo y la utilización responsable de los métodos establecidos en las cuatro etapas anteriores.

Consideraremos los siguientes principios básicos:

• Los estándares y normas constituyen la base de sustentación de la disciplina.
• Se debe fomentar la autodisciplina, es decir, el hábito de operar con apego a procedimientos estándares y controles previamente establecidos.
• El control visual ayuda a mejorar la disciplina y el trabajo en equipo.
• Procurar que las buenas prácticas de 5S se conviertan en rutinas o actos reflejos.
• Shitsuke = disciplina = respeto a normas y acuerdos.

Para promover la limpieza:
• Colocar papeles, desperdicios, etc., en lugares destinados para tales fines.
• Colocar siempre en el lugar de origen, los materiales, herramientas y equipos, después de usarlos.
• Después de realizar alguna actividad, dejar limpias las áreas de uso común.
• Establecer las bases para que cada colaborador cumpla con las normas de su área.
• Respetar las normas en otras áreas.
• Considerar en reuniones breves, casos de incumplimiento de normas y acuerdos, aún cuando el infractor no pertenezca al área.

Son evaluaciones sistemáticas de las áreas de la empresa que están aplicando la técnica de las 5S, y tienen como finalidad, medir el nivel de cumplimiento de las directrices establecidas, utilizando como soporte un cuestionario de referencia por parte de los auditores, quienes de preferencia, no deben pertenecer al área auditada.

La Auditoría 5S arrojará como resultado una relación de desviaciones (si existen), las cuales serán valoradas mediante la asignación de un puntaje, el cual nos dará un valor representativo del nivel de orden y limpieza del área auditada.

El informe de auditoría puede ser complementado con fotos que reflejen situaciones diferentes a las deseadas, las mismas que servirán como referencia para posteriores acciones de mejora.